公章通常是由法定代表人持有的。这是因为法定代表人负责代表公司,并以公司名义进行各种法律行为。他们有权在必要的时候展示并使用公司的公章。
虽然法律规定了法定代表人可以以其个人名义持有或控制公司印章,但实践中,尤其是在涉及公司治理结构的复杂情况下,可能会存在不同的做法。例如,公司股东会或董事会可能通过决议授权其他人员持有公章,但这并不是普遍的做法。总的来说,根据大多数国家和地区的法律法规,公章应由法定代表人保管和使用。
公章整理的具体要求主要包括以下几个方面:
1. 专人管理:公司应该指定专门的人员来负责公章的管理,确保公章的保管和使用都符合规定。
2. 建立台账:为了方便管理和查询,应该建立公章使用台账,记录每一次使用的时间、用途、经办人员等信息。
3. 存放安全:公章应该存放在安全的地方,避免被盗或滥用。同时,管理人员应该时刻关注公章的状态,确保其完好无损。
4. 使用审批:使用公章需要经过审批,通常需要相关负责人签字批准。在使用时,应该先填写使用申请表,明确使用目的和范围。
5. 盖章审核:在盖章之前,应该对文件进行审核,确保盖章的内容与公司业务相关,且符合法律法规和公司规定。
6. 登记备案:每一次使用公章都应该进行登记备案,以便于后续的查询和管理。
7. 定期检查:应该定期对公章进行检查,确保其清晰、完好、有效。如果发现有损坏或模糊的情况,应该及时进行处理。
8. 归档管理:对于已经使用过的公章文件,应该及时归档管理,以便于后续的查阅和参考。
总之,公章整理需要严格遵守相关规定和流程,确保其安全、有效、规范地使用和管理。同时,公司也应该不断完善公章管理制度,提高管理水平和效率。